Mitgliederversammlungen

Seit der Corona-Pandemie bringen immer mehr Vereine und Verbände ihre bis dahin meist in Präsenz durchgeführten Mitgliederversammlungen in den digitalen Raum. Dabei kann man zwischen zwei Varianten unterscheiden. Zum einen lässt sich die Versammlung rein virtuell umsetzen. Das bedeutet, dass nur der Vorstand sich an einem Ort versammelt und alle Mitglieder im digitalen Raum zugeschaltet sind. Bei der zweiten, hybriden Variante werden alle Mitglieder an einen Versammlungsort eingeladen; wer nicht vor Ort sein kann, nimmt über eine parallel geschaltete Konferenz teil. Beide Formate, vor allem die hybride Mitgliederversammlung, haben sich auch nach der Pandemie als gleichwertige Alternative zur klassischen Präsenzversammlung etabliert.

Rechtliche Voraussetzungen

Auch der Gesetzgeber hat reagiert: Seit dem 21. März 2023 regelt § 32 Abs. 2 BGB digitale Mitgliederversammlungen ausdrücklich. Laut der zugehörigen Pressemeldung des Bundestags dürfen Vereine grundsätzlich hybride und – nach einem Beschluss der Mitglieder – auch rein virtuelle Mitgliederversammlungen einberufen, ohne zuvor ihre Satzung ändern zu müssen. In beiden Fällen können alle Teilnehmenden ihre Mitgliedsrechte in vollem Umfang ausüben. Enthält die Satzung bereits eigene Regeln dazu, gehen diese vor.

Die Vorteile von virtuellen und hybriden Mitgliederversammlungen

Die Tendenz zur (teils) digitalen Form der Mitgliederversammlung über die Pandemie hinaus ist nicht weiter verwunderlich, wenn man sich die vielen Vorteile vor Augen führt. So ist es gerade bei größeren Vereinen und Verbänden doch häufig der Fall, dass die Mitglieder nicht alle am selben Ort oder auch nur in derselben Region ansässig sind und sie für die physische Teilnahme an der Mitgliederversammlung eine zeit- und kostenaufwändige Anreise in Kauf nehmen müssten. Eine virtuelle Teilnahme schont aber nicht nur Nerven und Geldbeutel, sondern gleichzeitig auch die Umwelt. Aber auch die, die nah am Versammlungsort wohnen, können bei einer Präsenzversammlung nicht immer anwesend sein. Dies kann aus zeitlichen Gründen oder aufgrund von anderen Verpflichtungen der Fall sein. Ihnen ermöglicht eine digitale Versammlung die Teilnahme von unterwegs oder von zu Hause aus, was sich wiederum in spürbar höheren Teilnahmequoten widerspiegelt.

Ein ebenfalls nicht zu vernachlässigender Punkt ist, dass Verbände und Vereine in ihrer Handlungsfähigkeit nicht von äußeren Umständen wie etwa Kontaktbeschränkungen eingeschränkt werden, da sie unabhängig davon rechtssicher ihre Mitgliederversammlungen durchführen können.

Wie begleitet man eine digitale Mitgliederversammlung technisch?

Egal ob hybrid oder rein virtuell – wichtig ist, dass alle Mitglieder zu jeder Zeit den Überblick über das Geschehen und die Möglichkeit haben, sich daran zu beteiligen. Dafür braucht es die passende Technik. Zum einen werden je nach Größe der Versammlung vor Ort eine oder mehrere Kameras benötigt, um den Saal für die Teilnehmenden im virtuellen Raum abzubilden. Über Monitore im Saal können umgekehrt die Konferenzteilnehmer:innen für den Vorstand und eventuelle Mitglieder vor Ort sichtbar gemacht werden. Des Weiteren ist die Verwendung von individuell auf die Gegebenheiten angepasster Tontechnik entscheidend für den Erfolg einer digitalen Mitgliederversammlung, damit alle Wortbeiträge sowohl im physischen als auch im digitalen Raum gehört werden. Um ein stimmiges Gesamtbild zu erzeugen, laufen die Fäden schließlich in der Regie zusammen. Dort werden nicht nur Bild und Ton aufeinander abgestimmt, sondern auch Präsentationen und Videoclips eingespielt, zwischen Sprecher:innen hin und her geschaltet und vieles mehr – damit Sie sich in vollem Umfang auf Ihre Mitgliederversammlung konzentrieren können.

Auf die Abstimmung kommt es an

Jeder Verein lebt von der Beteiligung seiner Mitglieder. Ein sehr wichtiger und entscheidender Aspekt hierbei sind die Abstimmungen auf den Mitgliederversammlungen. Hier haben wir sehr gute Erfahrungen mit den Abstimmungslösungen OpenSlides und Votebox gemacht. Diese gewährleisten nicht nur rechtssichere Abstimmungen, sondern liefern innerhalb von Sekunden nach Abstimmungsende deren Ergebnisse, welche sich dann für alle sichtbar – zum Beispiel eingebunden in eine Präsentation – darstellen lassen. Nach dem gleichen Prinzip funktioniert es ebenso bei Meinungsbildern. Über Abstimmungen und Umfragen hinaus sollen die Teilnehmenden natürlich ebenfalls die Möglichkeit haben, sich initiativ zu Wort zu melden, um Fragen zu stellen oder Vorschläge einzubringen. Unabhängig davon, ob die Mitglieder dafür physisch oder digital die Hand heben, sorgen wir dafür, dass sie alle gehört und gesehen werden.

Die Vorteile einer digitalen Mitgliederversammlung reichen sogar noch über den Termin selbst hinaus, denn sie bietet einem ohne großen Mehraufwand die Möglichkeit der Aufzeichnung. Von einem Mitschnitt – sofern alle Beteiligten dem zugestimmt haben – können dann später zum Beispiel diejenigen profitieren, die gar nicht an der Versammlung teilnehmen konnten.

Wie wir Sie bei Ihrer hybriden oder virtuellen Mitgliederversammlung unterstützen

Damit auch Ihre digitale Mitgliederversammlung zum Erfolg wird, unterstützen wir Sie gerne mit

• professioneller Licht-, Video- und Tontechnik
• spezieller Software für Live-Umfragen und rechtssichere Abstimmungen
• unserem erfahrenen Team und einer engen Betreuung vor, während und nach der Veranstaltung
• unserer Expertise im Bereich digitales Einladungs- und Anmeldungsmanagement