Tagungen und Kongresse
Online-Konferenzen sind eine einfache und effiziente Art, Teilnehmende aus der ganzen Welt zu einem Meeting zusammenzubringen. Mit modernster Technologie können Sie Ihre Ideen in einer sicheren und professionellen Umgebung effektiv präsentieren und diskutieren. Wie in fast allen Lebensbereichen besteht auch bei Tagungen und Kongressen ein stetig wachsender Bedarf, auf digitale Lösungen umzustellen. Zwar sind Online-Konferenzen kein gänzlich neues Phänomen, jedoch sind sie vor allem seit der Corona-Pandemie deutlich gefragter.
Welche Vorteile bieten Online-Tagungen und -Kongresse?
Die Vorteile, Tagungen und Kongresse online abzuhalten, liegen auf der Hand. Denn dadurch können zum Beispiel lange Anreisen, die mit Zeit, Kosten und Aufwand verbunden wären, vermieden werden. Dies ist insbesondere bei internationalen Konferenzen, bei denen die Vortragenden und Teilnehmenden an verschiedenen, besonders weit voneinander entfernten Orten wohnen, relevant. Darüber hinaus lassen sich außerdem Emissionen einsparen und man leistet so einen Beitrag für die Umwelt. Bei mehrtägigen Kongressen entfallen zusätzlich die Kosten für eine Unterkunft.
Was sollte man bei Online-Konferenzen beachten?
Neben den genannten Vorteilen bringen digitale Konferenzen natürlich auch eine Reihe von Herausforderungen mit sich, die sich mit der richtigen Herangehensweise jedoch alle bewältigen lassen.
Essenziell ist zunächst ein zuverlässiges und für alle gut zu bedienendes Videokonferenzsystem. Unsere Erfahrung der vergangenen Jahre zeigt, dass sich in diesem Feld mittlerweile einige Dienste als besonders praktikabel herauskristallisiert haben. Dazu zählen vor allem Zoom sowie die Open-Source-Lösungen Jitsi Meet und Nextcloud Talk.
Außerdem braucht ein virtueller Veranstaltungsort eine eigene Form der Zugangskontrolle. Persönliche Einladungslinks stellen zum Beispiel sicher, dass nur angemeldete Teilnehmende in den Konferenzraum gelangen – so bleiben auch vertrauliche Inhalte geschützt.
Weiterhin ist es wichtig, allen Beteiligten genügend Raum für Interaktion und Geselligkeit einzuräumen, da dies bei Präsenzveranstaltungen dieser Art einen großen Teil derer ausmacht. Dies bezieht sich sowohl auf den fachlichen als auch auf den informellen Austausch untereinander. Begleitend zu den Vorträgen und Konferenzinhalten kommt es vor allem auf eine lebendige Moderation an, sodass Reaktionen und Meldungen der Teilnehmenden gesehen, gegebenenfalls Redelisten geführt, Fragen aus dem Chat vorgelesen und organisatorische Hinweise kommuniziert werden.
Welche Lösungen für digitale Konferenzen gibt es?
Oft ist es hilfreich oder notwendig, konferenzbezogene Inhalte vor, während und nach der Veranstaltung zur Verfügung zu stellen. Das können zum Beispiel Tagesordnungen/-abläufe, Programmübersichten, Präsentationen, Skripte, Handouts oder Protokolle sein. In diesem Bereich haben wir sehr gute Erfahrungen mit Nextcloud gemacht. Dort lassen sich Dateien ablegen und gemeinsam bearbeiten; außerdem dient Nextcloud als Plattform für den Austausch und die Vernetzung der Vortragenden und Teilnehmenden.
Wie wir Sie bei Ihrer Tagung oder Ihrem Kongress unterstützen
Damit Ihre digitale oder hybride Tagung zum Erfolg wird, unterstützen wir Sie gerne mit
- Beratung bei Konzept, Ablauf und der Wahl der passenden Plattform
- professioneller Licht-, Video- und Tontechnik
- einer Live-Regie, die Vorträge, Präsentationen und Einspieler zu einem stimmigen Programm verbindet
- digitalem Teilnehmer-Management von der Einladung über die Anmeldung bis zum persönlichen Zugangslink
- unserem erfahrenen Team und einer engen Betreuung vor, während und nach der Veranstaltung
