Oft ist die Teilnahme an Präsenzveranstaltungen sowohl für Teilnehmer:innen als auch Referent:innen eine organisatorische Herausforderung, etwa wenn Ort oder Zeitpunkt schlecht in den eigenen Terminplan passt. Daher entscheiden sich potenzielle Teilnehmer:innen gerade aufgrund zusätzlicher Reisekosten oder des großen Zeitaufwands, den Veranstaltungsort zu erreichen, gegen eine Teilnahme an der Veranstaltung. 

Diese Bedürfnisse und Anforderungen sollten Veranstalter:innen bei ihrer Planung berücksichtigen. Die Entscheidung gegen eine Präsenzveranstaltung muss jedoch nicht zwingend eine rein virtuelle Veranstaltung zur Alternative erklären. Im folgenden Beitrag erläutern wir Ihnen, welche Vorzüge und Möglichkeiten hybride Veranstaltungen bieten, für welche Formate sie sich eignen und wie sie am besten umzusetzen sind.

Was sind hybride Veranstaltungen?

Als hybride Veranstaltungen werden im weiten Sinne Live-Veranstaltungen bezeichnet, die um digitale Komponenten ergänzt werden. Im engeren Sinne versteht man darunter Veranstaltungen, die parallel live als auch virtuell besucht werden können. 

Welche Formate eignen sich für hybride Veranstaltungen?

Dabei eignen sich verschiedene Formate für hybride Veranstaltungen:

• wirtschaftliche Veranstaltungen, etwa Ausstellungen, Messen, Kongresse, Produktpräsentationen oder Pressekonferenzen
• Veranstaltungen von Unternehmen, Vereinen oder Verbänden wie Tagungen, Konferenzen, Kongresse, kleinere und größere Meetings, Mitgliederversammlungen, Parteitage oder Hauptversammlungen
• kulturelle Veranstaltungen aus den Bereichen Theater, Kunst, Musik, Medien
• Fortbildungen, Schulungen oder Fachtagungen.

Vorteile hybrider Veranstaltungen

Hybride Veranstaltungen lassen sich jederzeit von jedem Ort der Welt – vorausgesetzt eine Internetverbindung ist vorhanden – besuchen. Die Veranstaltung selbst kann durch einen Mitschnitt konserviert und somit wiederholt passiv besucht werden. Dadurch ergeben sich nicht nur höhere Teilnahmezahlen und eine insgesamt größere Reichweite, es können auch geringere Kosten entstehen, wenn durch die Möglichkeit einer virtuellen Teilnahme kleinere Veranstaltungsräume ausreichen und gegebenenfalls auch Reise- und Übernachtungskosten entfallen. 

Umsetzungsmöglichkeiten und Herausforderungen

So viele Vorteile hybride Veranstaltungen gegenüber rein virtuellen Veranstaltungen oder gar Präsenzveranstaltungen bieten, so schwierig zeigen sich dieserart Formate in ihrer Umsetzung: Abstimmungen, rechtssichere Wahlen (etwa bei Mitgliederversammlungen von Vereinen oder Parteitagen) und Diskussionen zwischen den digitalen und analogen Teilnehmern und ihre Gleichbehandlung bedeutet auch ein erhöhtes Maß an organisatorischem wie personellem Aufwand. Zudem kann die technische Bedienung zum erheblichen Mehraufwand für den Veranstalter werden, wenn er diese eigens übernehmen muss und nicht über das technische Know-How verfügt.

Unsere Leistungen

Um Sie bestmöglich bei Ihrer hybriden Veranstaltung zu unterstützen und damit Sie sich auf den Inhalt dieser konzentrieren können, begleiten wir Ihre Veranstaltung vollständig – von der Planung bis zur Durchführung. Durch unsere Erfahrungen mit Tools wie OpenSlides und Systemen zur Live-Interaktion helfen wir Ihnen gerne dabei, Ihre Veranstaltung transparent zu gestalten, indem sich beispielsweise Fragen und Wortmeldungen sammeln sowie Einschätzungen zu bestimmten Fragen abgeben lassen. Selbstverständlich stellen wir die komplette Technik: Von (geführten) Kameras über Bild, Licht und Ton – unser erfahrenes Team ist bestens ausgestattet und greift bei Bedarf auf langjährige Kooperationspartner zurück. Voraussetzungen am Veranstaltungsort sind lediglich ein Stromanschluss sowie eine stabile und schnelle Internetverbindung.

Visualtech unterstützt Sie bei Ihrer hybriden Veranstaltung

Sie planen eine Fachtagung, Mitgliederversammlung, einen Parteitag oder eine Pressekonferenz und möchten diese/n hybrid umsetzen? Sie möchten sich dabei jedoch auf die Veranstaltung selbst konzentrieren, statt auf die umständliche technische Umsetzung? Wir übernehmen das gern für Sie. Zögern Sie nicht und sprechen Sie uns an! Sie erreichen uns ganz einfach telefonisch unter 06131/ 636669-0 oder per E-Mail an kontakt@visualtech.de.

Mehr Informationen zu unserem Angebot rund um Live-Events finden Sie auf https://live.visualtech.de